O que não pode faltar na sua intranet?

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A Intranet deve apresentar algumas funcionalidades para fornecer o máximo de aproveitamento possível, justificando seu investimento. Essas aplicações trarão benefícios para a produtividade da empresa e, por isso, são importantes. Neste post você vai descobrir o que não pode faltar na sua intranet!

Intranet como gerenciador de conteúdo

Os gerenciadores de Conteúdo são plataformas que permitem a publicação de conteúdo. Essa é uma das funcionalidades da Liferay e da Fluig, por exemplo. Isso garante que a produção seja feita como em um site. O resultado desse tipo de abordagem contempla uma maior integração e aderência ao uso da internet, uma vez que o conteúdo postado se tornará mais interessante e estará voltado aos interesses dos funcionários.

A Intranet pode ter um gerenciador de conteúdo próprio e, além disso, permitir a integração com CMS externos. Divulgações de projetos, boletins e novidades do mercado são algumas das possibilidades de utilização do CMS da Intranet.

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Ferramenta de Busca

O sucesso de um portal depende fortemente de como a busca do conteúdo aparece para o usuário e do quão fácil é encontrar informações. Esse recurso também ajuda a construir a precisão, relevância e confiabilidade do portal quando os funcionários mais precisam. A indexação de conteúdo e opções de pesquisa avançada (wildcards e AutoSuggest) são itens importantes para as necessidades atuais da busca corporativa. Popularizar o uso de metadados a ser adicionado como conteúdo, de modo que o motor de busca possa determinar se um resultado é mais relevante do que o de outra, é outro passo importante. Deixar visível a caixa de pesquisa em cada visualização de página é extremamente importante para estimular o uso dessa ferramenta.

Integração com serviços corporativos

Sua Intranet deve possuir integração com outros serviços corporativos, seja através de API (principalmente do tipo privada), Web Services, ou fazendo uma consulta direta em um banco de dados. É o caso, por exemplo, de acessar as informações das seguintes áreas: vendas, marketing, trade marketing, RH, financeiro e outras. Isso permite que as atividades desenvolvidas se tornem muito mais eficientes, integradas e rápidas.

A integração de APIs com a intranet poderá permitir, inclusive, um maior monitoramento e acompanhamento sobre determinadas atividades.

Mobile Friendly

Lembre-se que o tamanho da tela é menor, então, no primeiro momento, comece pelo o que é essencial para essa plataforma. Inserir tudo de uma vez pode confundir e gerar um grande transtorno para quem está desenvolvendo ou está usando um dispositivo móvel. Se sua empresa contar com equipes externas, como as de logística ou de vendas, a otimização mobile se tornará ainda mais indispensável para a Intranet. Dessa maneira, ela pode tornar-se uma nova forma de acesso.

Itens que são relevantes na versão mobile e que podem ajudar bastante no engajamento da sua Intranet:

  • Conteúdo Personalizado – Abrangem manuais, políticas para acesso e outros arquivos dessa natureza.
  • Feed de notícias – Fornecimento de acesso a blogs e feed de notícias, ajudando os funcionários a ficar por dentro dos últimos acontecimentos dentro da empresa.
  • Lista de contatos – Ter uma lista de todos os contatos com nomes e números pode ajudar os usuários a explorar as funcionalidades nativas dos smartphones, como chamadas, mensagens e-mails e etc.
  • Banco de dados – Extremamente importante para equipes de vendas, marketing e para gerentes de operações. Dessa maneira, elas poderão analisar pedidos e até verificar histórico de vendas.

Central de Solicitação de Serviços

Também não pode faltar na sua Intranet a solicitação direta de serviços, como de suporte, por exemplo. Outro ponto relevante é pensar na integração com fluxos de processos que acontecem. Além de garantir maior integração e aderência ao usar a Intranet, a utilização dessas solicitações diretas aumentará a produtividade porque haverá, com o tempo entre as atividades, algumas etapas que acontecerão de forma automática, pela própria ferramenta.

Métricas & Monitoramento

É importante compreender a performance da sua Intranet (ou Portal) e detectar quedas de desempenho. Isso é crucial pois esse Portal pode ser considerado uma missão crítica para a empresa (nem sempre isso é fácil). Para isso, é importante oferecer métricas e dados de uma maneira simples e direta: quantidade de visitas por página, tempo de carregamento do portlet, números de memória, Alertas e etc.

Hierarquia de permissões

É um dos itens fundamentais em qualquer intranet. Essas Hierarquias de permissões não são apenas criação e edição de conteúdo, mas também à visualização das páginas do portal.

O sistema de intranet é o responsável pela emissão de permissão. Ele estabelece quem poderá acessar determinadas áreas ou conteúdos. Além disso, protege dados importantes e os limita a áreas específicas. Também se diminui a necessidade de um sistema de comunicação extra para determinadas situações. É o caso, por exemplo, de documentos ou áreas relacionadas à alta gerência.

Com um sistema de hierarquia de permissões, os gerentes, por exemplo, poderão utilizar a Intranet da mesma forma que os outros funcionários, mas acessando certos ambientes, restritos aos outros.

Conclusão

A presença de todos esses itens na Intranet garantirá boa participação dos funcionários e proporcionará maior integração e utilização do Portal. Ter uma Intranet é um investimento que se faz cada vez mais necessário para quem quer ter informações atualizadas, centralizadas e em um único lugar.

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