O que não pode faltar na sua intranet?

highlight-appsA intranet deve apresentar algumas funcionalidades para fornecer o máximo de aproveitamento possível, justificando seu investimento. Essas aplicações trarão benefícios para a produtividade da empresa, e por isso são importantes. Neste post você vai descobrir o que não pode faltar na sua intranet!

Gerenciador de conteúdo

Os gerenciadores de conteúdo (saiba o que é um CMS) são plataformas que permitem a publicação de conteúdo, essa é uma das funcionalidade do Liferay ou do Fluig, por exemplo. Isso garante que a produção seja feita como em um site. O resultado desse tipo de abordagem contempla maior integração e aderência ao uso da internet, uma vez que o conteúdo postado se tornará mais interessante e estará voltado aos interesses dos funcionários. A intranet pode ter um gerenciador de conteúdo próprio e, além disso, permitir a integração com CMS externos. Divulgações de projetos, boletins e novidades do mercado são algumas das possibilidades de utilização do CMS da intranet.

Ferramenta de Busca

O sucesso de um portal depende fortemente de como a busca do conteúdo aparece para o usuário e do quão fácil é encontrar informações ali dentro. Esse recurso também ajuda a construir a precisão, relevância e confiabilidade do portal quando os funcionários mais precisam. A indexação de conteúdo e opções de pesquisa avançada (wildcards, AutoSuggest) são itens importantes para as necessidades atuais da busca corporativa. Popularizar o uso de metadados a ser adicionado como conteúdo, de modo que o motor de busca possa determinar se um resultado é mais relevante do que o de outra, é outro passo relevante. Deixar visível a caixa de pesquisa em cada visualização de página é importante para estimular o uso dessa ferramenta.

Integração com serviços corporativos

Sua intranet deve possuir integração com outros serviços corporativos, seja através de API (principalmente do tipo privada), ou Web Services, ou fazendo uma consulta direta a um banco de dados. É o caso, por exemplo, de acessar as informações das seguintes áreas: vendas, marketing, trade marketing, RH, financeiro e outras, pois isso permite que as atividades desenvolvidas se tornem muito mais eficientes, integradas e rápidas. A integração de APIs com a intranet poderá permitir, inclusive, um maior monitoramento e acompanhamento sobre determinadas atividades.

Mobile Friendly

Lembre-se que o tamanho da tela é menor, então no primeiro momento, comece pelo o que é essencial para essa plataforma, inserir tudo de uma vez pode confundir e gerar um grande transtorno para quem está desenvolvendo ou está usando esse dispositivo. Se sua empresa contar com equipes externas, como as de logística ou de vendas, a otimização mobile se tornará ainda mais indispensável para a intranet, poderá ser uma nova forma de acesso. Itens que são relevantes na versão mobile e que podem ajudar bastante no engajamento da sua Intranet: Conteúdo Personalizado – estamos falando de manuais, políticas para acesso e outros arquivos dessa natureza. Feed de notícias – fornecimento de acesso a blogs e feed de notícias ajuda os funcionários a ficar a par dos últimos acontecimentos dentro da empresa. Lista de contatos – ter uma lista de todos os contatos com nomes e números podem ajudar os usuários a explorar as funcionalidades nativas dos smartphones, como chamadas, mensagens e-mails e por ai vai. Banco de dados –  vai ser especialmente valioso para as equipes de vendas e marketing e para gerentes de operações, uma vez que, ele poderão analisar pedidos e até verificar histórico de vendas.

Central de Solicitação de Serviços

Também não pode faltar na sua intranet a solicitação direta de serviços, como por exemplo de suporte, outro ponto relevante é pensar na integração com fluxos de processos que acontecem. Além de garantir maior integração e aderência ao usar a intranet, a utilização dessas solicitações diretas aumentará a produtividade, uma vez que haverá no tempo entre as atividades, uma vez que, algumas etapas acontecerão forma automática pela própria ferramenta.

Métricas & Monitoramento

É importante compreender a performance da sua Intranet ou Portal e detectar quedas de desempenho é crucial, pois esse Portal pode ser considerado missão crítica para a empresa. E nem sempre isso é fácil. Para isso, é importante oferecer métricas e dados de uma maneira simples e direta: quantidade de visitas por página, tempo de carregamento do portlet, números de memória, Alertas e por ai vai.

Hierarquia de permissões

É um dos itens fundamentais em qualquer intranet. Essas permissões não se referem apenas à criação e edição de conteúdo, mas também à visualização das páginas de seu portal. O sistema de intranet que faz esse tipo de permissão estabelece quem poderá acessar determinadas áreas ou ter acesso a conteúdos. Além disso, protege dados importantes e os limita a áreas específicas. Também se diminui a necessidade de um sistema de comunicação extra para determinadas situações. É o caso, por exemplo, de documentos ou áreas relacionadas à alta gerência. Com um sistema de hierarquia de permissões, os gerentes poderão utilizar a intranet da mesma forma que os outros funcionários e a visualização dos arquivos importantes estará restrita ao grupo.

Conclusão

A presença de todos esses itens na sua intranet garantirá uma boa participação dos funcionários e proporcionará maior integração e melhor utilização do seu portal. Ter uma Intranet, é um investimento que se faz cada vez mais necessário para quem quer ter informações atualizadas, centralizadas e em um único lugar. E se você está pensando em criar uma Intranet, converse conosco, podemos te ajudar nesse processo. Está com alguma outra dúvida? Deixe seu comentário! E não esqueça de assinar a nossa newsletter!

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