Aumente a produtividade da sua empresa usando a Intranet de forma correta!

5 maneiras que uma Intranet melhora a produtividade no ambiente de trabalho A produtividade no ambiente de trabalho é um dos principais desafios das empresas modernas, especialmente para trabalhadores do conhecimento (knowledge workers). Estamos experimentando uma explosão interminável de informações, ou seja, o que é de fato é importante e deve ser priorizado? Por exemplo, dados oficiais mais recentes da Google mencionam 1,2 trilhões de buscas por ano, que é um número mais de oito vezes maior do que em 2005.  Uma quantidade crescente do tempo do trabalho é gasto “peneirando” informações. Um interessante estudo de McKinsey em 2012 constatou que os trabalhadores do conhecimento gastaram mais de 60% do seu tempo em atividades não relacionadas às suas  funções, como a gestão de e-mail, reuniões, e busca por informações internas. User-Centric Intranets têm por objetivo melhorar a eficiência dos funcionários, reduzindo o tempo gasto nessas atividades de ter que peneirar informações. 

Diminua a sobrecarga de e-mail

Em 2012,  você gastou 28% de seu tempo de trabalho gerenciando e-mails. Hoje, esse percentual é certamente ainda maior. Em 2015, o número de e-mails comerciais enviados e recebidos por usuário totalizaram 122 por dia. Este número continua a crescer e espera-se em média 126 mensagens enviadas e recebidas por dia por usuário até o final de 2019. Calma, isso é uma média.  Assumindo que seja necessário, em média, pelo menos dois minutos para tratar cada e-mail, 122 e-mails diários representam quatro horas de trabalho, ou seja, metade de um dia de trabalho apenas para saber o que fazer! Uma intranet social diminui significativamente o número de e-mails relacionados com o trabalho, substituindo as intermináveis threads de e-mail por conversas contextualizadas, facilmente indexáveis e buscáveis ou interações diretas por mensagens instantâneas.

Acelere a busca por informação interna

A explosão da informação também invade o universo corporativo (buscar o template correto, a política correta, as pessoas certas, os dados corretos, o formulário correto, etc.). Em média, pelo menos 19% do tempo de trabalho é gasto com busca por informação interna. E aquele documento, está na versão final? Será que depois do “V6_Final_FINAL_06/16” tem outro documento ou essa é a última versão mesmo? Uma Intranet normalmente fornece um ponto único de entrada para informações da empresa, muitas vezes incluindo uma base de conhecimento e facilitando a busca através dos vários motores de pesquisa e classificação das informações. Existem diversas ferramentas que podem te ajudar nesse processo: Oracle, Liferay, Microsoft, IBM, Fluig,

Facilite os processos administrativos

Processos internos podem gastar uma quantidade significativa de tempo de trabalho do funcionário, especialmente para os recém-chegados. Essa quantidade de tempo varia de acordo com cada empresa, mas processos administrativos como pedidos de férias, relatório de despesas, timesheet, e pedidos de viagens de fato consomem tempo. Uma solução de Intranet Corporativa pode fornecer um ponto único de entrada para esses processos rotineiros da empresa, através da integração com aplicações de negócios existentes. Com este tipo de integração, processos de negócios podem ser acelerados e facilitados.

Reduza o tempo com reuniões

Reuniões internas podem gastar até 15% do tempo de um funcionário médio. Esse número é muito maior para os cargos administrativos e gerenciais. Enquanto as reuniões são necessárias e importantes, implementando uma Intranet colaborativa, você tende a melhorar a produtividade da equipe em toda a empresa. Algumas reuniões irão desaparecer naturalmente, por exemplo, aquelas reuniões de rotina entre departamentos previstas para fins de comunicação, sem uma agenda clara e precisa. Outras vão se tornar mais produtivas devido à colaboração on-line prévia e contextualizada. Como resultado, algumas despesas de viagem serão reduzidas, bem como o tempo perdido no deslocamento para estar presente nessas reuniões.Add heading (1)

Trabalho de equipe eficiente

Soluções de Intranet Colaborativa facilitam todas as interações e o trabalho em equipe, incluindo várias funções de negócio, que podem estar geograficamente distribuída, melhorando produtividade da equipe e o resultado financeiro de projetos. Alguns exemplos da vida real:
  • Uma RFP complexa iria demandar menos tempo para ser respondida
  • Ideias vindas de várias fontes diferentes iriam acelerar a inovação
  • Uma questão complexa para o suporte poderia ser tratada em menos tempo e com uma resposta de melhor qualidade
  • Trabalhar remotamente em determinadas soluções e ter acesso ao conteúdo corporativo.

ROI de uma Intranet Corporativa através de ganhos de produtividade

O impacto financeiro do aumento da produtividade no local de trabalho pode ser enorme. Na verdade, esse é o argumento mais convincente para justificar o ROI de uma intranet corporativa. Por exemplo, se for possível melhorar o tempo gasto em gerenciamento de e-mail em apenas 15%, os ganhos de produtividade anuais representam cerca de 3% de seus custos anuais dos funcionários a partir do momento que sua Intranet comece a ganhar adoção de toda a empresa. Pode parecer complexo, mas não é! Imagina você ter uma ferramenta de busca, igual ao Google, mas para achar as suas informações e no momento em que você quiser? A parte mais complicada é justificar esses ganhos para a gestão. A fim de fazer isso, se faz necessário estimar o tempo gasto em diferentes atividades na empresa, bem como estimar o que se espera ganhar com a nova Intranet. Por exemplo:
  • Para estimar o tempo gasto com gerenciamento de e-mail, colete estatísticas de volume de e-mail da equipe de TI. Em seguida, faça alguns cálculos de estimativa de tempo.
  • Para estimar o tempo gasto com busca de informação, encontre alguns exemplos do esforço necessário para encontrar uma determinada informação na vida real e faça uma extrapolação.
  • Eleja alguns processos administrativos e mapeie quanto tempo eles levam.
  • Use alguns casos de uso de colaboração entre departamentos (resposta à RFPs, lançamento de novos produtos) e estime o que é necessário em termos de números de reuniões, viagens e trocas de e-mail.
  • Faça suposições sobre o que poderia ser melhorado através da utilização de uma intranet, utilizando uma estimativa de baixo, médio e alto impacto.
  • Avalie se alguém que não deveria ter acesso ao documento X, teve por uma falha de gerenciamento de informação.
Usando exemplos da vida real de desperdício e ganho de tempo dentro de sua empresa ajudaria a ilustrar o valor da Intranet em termos de ganhos de produtividade e redução de custos ligados a esses ganhos.

Conclusão

Para concluir, segue uma estimativa aproximada: ganhos de produtividade com uma Intranet centrado no usuário bem sucedida são de pelo menos 30%. Uma média mais conservadora seria uma melhoria de 15%. Como acontece com qualquer nova tecnologia ou recurso, a adoção em massa da Intranet é essencial para se obter os tão desejados ganhos significativos de produtividade. Deixe-nos saber se o post foi útil para você, deixando um comentário ou entrando em contato conosco. Boa sorte em sua iniciativa de colaboração e se quiser ajuda, é só falar conosco!

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